数字化项目验收合格却没人用，到底是哪步脱钩了？

　　一、数字化项目没人用？

　　在当今数字化浪潮之下，众多企业积极投身于数字化项目的建设，期望借此提升效率、优化管理、增强竞争力。从大型企业构建复杂的企业资源规划（ERP）系统，到中小企业引入便捷的客户关系管理（CRM）软件，数字化项目似乎成为了企业发展的必经之路。然而，一个令人困惑的现象却频繁出现：许多数字化项目在经过严格的验收流程，各项指标均达标的情况下，却在实际应用中遭遇了“滑铁卢”，无人问津，被束之高阁。这就好比耗费大量人力、物力、财力精心打造了一座现代化的桥梁，各项工程质量检测都合格，可建成后却鲜有人通行，这其中到底是哪步出现了脱钩呢？

　　二、规划阶段：目标与实际的脱节

　　（一）目标设定不合理

　　在数字化项目规划的起始阶段，目标设定的合理性至关重要。然而，许多企业在设定数字化项目目标时，常常陷入不切实际的误区。一些企业盲目追求行业前沿的数字化成果，未充分考量自身的业务基础、技术能力和人员素质。例如，一家传统制造业企业，在自身信息化基础尚不完善，员工对数字化工具的接受程度较低的情况下，却设定了要在一年内打造出业内领先的智能制造生态系统的目标。这一目标远远超出了企业的实际能力范围，导致项目在实施过程中困难重重。由于缺乏对现有生产流程的深入分析和对员工技能水平的准确评估，项目团队在推进智能制造系统建设时，发现设备之间的兼容性问题严重，员工也难以掌握新系统的操作方法，最终项目成果无法落地应用，只能成为一纸空文。

　　还有一些企业在设定目标时，没有紧密结合自身的发展阶段和业务需求。比如，一家处于市场拓展初期的创业型企业，本应将数字化项目目标聚焦于客户获取和市场渠道拓展相关的功能建设，却将大量资源投入到内部管理流程的数字化优化上。虽然内部管理流程在一定程度上得到了改善，但由于对核心业务需求的忽视，项目成果无法直接为企业的市场竞争和业务增长提供有力支持，最终导致项目在实际应用中被边缘化。

　　（二）需求调研不充分

　　需求调研是数字化项目规划的关键环节，它直接关系到项目成果能否满足企业的实际需求。然而，不少企业在这一环节做得并不充分。有些企业仅仅通过简单的问卷调查或者与少数高层领导的沟通来收集需求，忽视了对各部门、各层级员工实际工作需求的深入挖掘。这就导致项目团队所构建的数字化系统，无法覆盖到实际工作中的各种复杂场景。以一个大型企业的数字化办公系统建设项目为例，项目团队在需求调研阶段，只与各部门的负责人进行了交流，没有深入到基层员工中去了解他们的日常工作流程和痛点。结果，办公系统上线后，基层员工发现很多日常工作中的审批流程、文件共享等功能都无法满足他们的实际需求。例如，在一些跨部门项目中，文件的共享和协作需要经过繁琐的权限申请和层层转发，严重影响了工作效率，导致员工对该办公系统的使用意愿极低。

　　此外，需求调研的不充分还体现在对业务流程的理解不够深入。企业的业务流程往往是复杂多变的，存在着许多隐性的规则和细节。如果项目团队在需求调研时，没有对业务流程进行全面、细致的梳理和分析，就很容易遗漏一些关键的需求。比如，在一个电商企业的订单管理系统升级项目中，项目团队没有充分了解到在促销活动期间，订单处理流程会发生特殊的变化，需要增加一些额外的校验和处理环节。结果，新的订单管理系统在促销活动期间频繁出现订单处理错误，给企业带来了巨大的经济损失，也让员工对系统的可靠性产生了怀疑，进而不愿意使用该系统。

　　三、实施阶段：技术与业务的割裂

　　（一）技术选型不匹配

　　在数字化项目的实施阶段，技术选型的恰当与否直接关系到项目的成败。一些企业在选择技术方案时，没有充分考虑自身的业务特点和现有技术基础，这就好比为一个短跑运动员配备了一副马拉松专用的跑鞋，看似都是跑鞋，但却无法在合适的场景中发挥出最佳性能。例如，一家以线下门店销售为主的零售企业，在引入数字化库存管理系统时，选择了一套基于云端的、功能复杂且侧重于数据分析的系统。这套系统虽然在数据处理和远程管理方面具有强大的功能，但对于该零售企业而言，其业务重点在于门店的实时库存调配和快速补货，需要的是操作简单、响应速度快的本地部署系统。由于所选系统与业务需求不匹配，导致门店员工在操作过程中面临诸多困难，系统响应速度慢，无法及时满足门店的库存管理需求。而且，该系统与企业现有的收银系统、物流配送系统等也存在兼容性问题，数据传输不畅，进一步影响了企业的日常运营，使得员工对这套新系统望而却步，最终被闲置。

　　此外，技术选型不匹配还体现在对技术发展趋势的误判上。有些企业为了追求短期的成本效益，选择了一些技术成熟度较低或者即将被市场淘汰的技术方案。例如，在移动应用开发领域，当大部分企业都在向基于HTML5的跨平台开发技术转型时，某企业却坚持选择传统的原生应用开发技术，虽然在短期内能够满足企业的基本需求，但随着市场的发展，这种技术方案逐渐暴露出开发周期长、维护成本高、兼容性差等问题，导致企业的移动应用在市场竞争中处于劣势，无法吸引用户，最终影响了整个数字化项目的效果。

　　（二）业务流程未优化

　　在数字化项目实施过程中，许多企业没有对现有的业务流程进行合理的优化，导致数字化系统与旧有的业务流程产生冲突，无法发挥出应有的优势。这就如同在一条原本崎岖狭窄的道路上，强行行驶一辆高性能的跑车，跑车的性能再好，也难以在这样的道路上飞驰。以一家制造企业的生产管理数字化项目为例，该企业在引入先进的生产管理系统后，并没有对原有的生产流程进行梳理和优化。原有的生产流程中存在着许多繁琐的审批环节和不必要的中间步骤，这些环节和步骤在新的数字化系统中依然存在，导致生产流程变得更加复杂。员工在使用新系统进行生产管理时，不仅需要花费大量的时间在这些繁琐的流程上，而且还容易出现数据录入错误、流程衔接不畅等问题。例如，在原材料采购环节，原本的审批流程需要经过多个部门的层层签字，引入数字化系统后，虽然实现了线上审批，但审批流程并没有简化，依然需要在系统中重复进行繁琐的操作，这不仅没有提高采购效率，反而增加了员工的工作负担，导致员工对新系统产生抵触情绪。

　　而且，业务流程未优化还会导致企业内部各部门之间的协作出现问题。数字化系统的实施旨在打破部门之间的信息壁垒，实现信息的共享和协同工作。然而，如果业务流程没有得到优化，各部门之间的职责和工作流程依然不清晰，就会出现信息传递不畅、工作重复、互相推诿责任等现象。比如，在一个项目的执行过程中，市场部门、研发部门和生产部门之间需要紧密协作，但由于业务流程未优化，市场部门在获取客户需求后，无法及时准确地将信息传递给研发部门，研发部门在进行产品设计时，也没有充分考虑生产部门的实际生产能力，导致产品设计与生产实际脱节，项目进度延误，企业的运营效率大幅降低。

　　四、推广阶段：沟通与培训的缺失

　　（一）沟通不到位

　　在数字化项目完成建设并通过验收后，推广阶段的沟通工作至关重要。然而，许多企业却在这一环节出现了严重的问题。企业没有将数字化项目的价值和意义清晰、全面地传达给员工，导致员工对新系统缺乏认同感，参与积极性不高。在一个金融企业引入新的客户关系管理系统后，管理层只是简单地通知员工开始使用该系统，却没有详细说明该系统将如何帮助员工更高效地管理客户、提升业绩，以及对企业整体发展的重要性。员工们对新系统的功能和优势一知半解，不清楚使用新系统能给自己和企业带来什么好处，自然就缺乏使用的动力。而且，沟通的渠道和方式也可能存在问题。有些企业仅仅通过内部邮件或者一次简单的会议来传达数字化项目的相关信息，这种单一的沟通方式很难确保所有员工都能准确理解和接收信息。尤其是对于一些大型企业，员工分布在不同的地区和部门，仅靠邮件和会议很难覆盖到每一个人。此外，沟通的及时性也不容忽视。如果在系统上线前没有提前足够的时间与员工沟通，让员工有充分的准备，员工在突然面对新系统时，很容易产生抵触情绪和焦虑感。

　　（二）培训不实用

　　培训是帮助员工掌握数字化系统使用方法的关键手段，但许多企业的培训却存在诸多问题。培训内容往往过于理论化，缺乏实际操作指导，这就好比给一个想学游泳的人只讲解游泳的原理和技巧，却不让他下水实践。员工在培训中虽然了解了系统的各种功能和概念，但在实际操作时，仍然不知道如何下手。比如，在一个企业的办公自动化系统培训中，培训师花费大量时间讲解系统的架构和技术原理，而对于员工日常工作中最常用的文件处理、流程审批等功能的实际操作演示却很少。员工在培训后，面对实际的工作场景，依然无法熟练运用系统进行操作，这使得他们对培训的效果感到失望，进而对系统的使用也失去了信心。

　　另外，培训时间的安排不合理也会影响培训效果。有些企业为了节省时间和成本，将培训集中在很短的时间内完成，员工在短时间内接受大量的信息，根本无法消化和吸收。例如，某企业在新的生产管理系统上线前，只安排了一天的培训时间，要涵盖系统的各个模块和功能，员工们在培训过程中应接不暇，对很多内容都只是一知半解。这种走马观花的培训方式，无法让员工真正掌握系统的使用方法，导致系统上线后，员工在操作过程中频繁出现错误，影响了工作效率。还有一些企业在培训时间的选择上没有考虑员工的工作实际情况，将培训安排在工作繁忙时期，员工因为工作任务重，无法全身心投入到培训中，培训效果自然大打折扣。

　　五、使用阶段：持续支持与反馈机制的不足

　　（一）缺乏后续支持

　　当数字化系统成功上线后，并不意味着项目的终结，后续支持同样关键。然而，不少企业却在这方面有所欠缺，未能及时跟进解决员工在使用过程中遭遇的难题，致使员工在使用过程中困难重重，最终逐渐放弃使用该系统。例如，某企业引入了一套全新的财务管理系统，在上线初期，员工对系统的操作还不够熟练，频繁遇到诸如报表生成格式错误、数据录入后无法保存等问题。但由于企业没有安排专门的技术人员进行持续跟进和支持，员工在多次尝试仍无法解决问题后，只能重新回归到传统的手工记账方式，使得新的财务管理系统被搁置一旁。

　　而且，随着业务的发展和变化，数字化系统也需要不断进行优化和升级。如果企业在使用阶段缺乏后续支持，不能及时根据业务需求对系统进行调整和改进，系统就会逐渐与实际业务脱节，无法满足企业的发展需求。比如，一家电商企业的订单处理系统在上线后，没有根据业务量的增长和促销活动的变化对系统进行性能优化和功能扩展，导致在购物高峰期，订单处理速度缓慢，出现大量订单积压的情况，严重影响了客户体验和企业的运营效率，员工也因此对该系统失去了信心，不愿意继续使用。

　　（二）反馈渠道不畅

　　在数字化项目的使用阶段，畅通的反馈渠道是至关重要的，它能够让员工的意见和建议及时传递给相关部门，并得到妥善处理。然而，许多企业并未建立起有效的反馈渠道，这就导致员工在使用过程中遇到的问题长期得不到解决，问题不断积累，极大地影响了系统的使用体验。以一家制造企业的生产管理数字化系统为例，员工在使用过程中发现，系统中的生产任务分配功能存在不合理之处，经常出现任务分配不均衡，导致部分员工工作负荷过重，而部分员工却无事可做的情况。员工多次尝试向领导反映该问题，但由于企业没有建立专门的反馈渠道，信息只能通过层层汇报，经过多个部门的流转，最终才到达负责系统维护和优化的部门。这个过程不仅耗费了大量的时间，而且信息在传递过程中还可能出现失真的情况，导致问题无法得到准确的理解和有效的解决。长期如此，员工对系统的不满情绪日益增加，使用积极性也越来越低，最终使得该生产管理数字化系统的应用效果大打折扣。

　　另外，反馈渠道不畅还会导致企业无法及时了解员工对系统的新需求和期望，从而错过对系统进行优化和改进的最佳时机。在快速变化的市场环境下，企业的业务需求也在不断变化，如果不能及时根据员工的反馈对数字化系统进行调整和升级，系统就会逐渐落后于业务发展的步伐，无法为企业的运营和管理提供有效的支持。比如，随着市场竞争的加剧，一家企业的销售部门希望能够在客户关系管理系统中增加一些更强大的数据分析功能，以便更好地了解客户需求和市场趋势，制定更精准的营销策略。但由于反馈渠道不畅，这个需求未能及时传达给系统开发团队，导致系统一直没有进行相应的升级，销售部门在工作中仍然面临着数据分析困难的问题，影响了销售业绩的提升，员工对系统的满意度也随之下降。

　　六、数字化咨询

　　数字化项目无人使用，是规划阶段目标与实际的脱节、实施阶段技术与业务的割裂、推广阶段沟通与培训的缺失、使用阶段持续支持与反馈机制不足等多方面脱钩造成的。这些问题严重阻碍了企业数字化转型的进程，浪费了企业大量的资源。如果您的企业在数字化项目中也遇到了类似的困惑，不知如何解决，欢迎随时联系我们进行咨询。我们拥有专业的数字化咨询团队，丰富的行业经验，能够为您深入剖析问题根源，提供定制化的解决方案，助力您的企业成功跨越数字化转型的障碍，让数字化项目真正为企业创造价值。